Kehidupan kerja kita mengalami banyak penyesuaian selama masa pandemi. Pola kerja yang full Work From Office (WFO) tidak selalu bisa diterapkan. Sebagian kantor memilih pola WFO seminggu lalu Work From Home (WFH) seminggu. Sebagian lainnya menerapkan sistem tiga hari WFO dan dua hari WFH. Banyak juga yang berani mengambil keputusan full WFH. Tidak sedikit yang masih full WFO. Semua punya plus dan minus masing – masing.

Setiap kebijakan yang berlaku juga menghasilkan beragam respon, baik dari jajaran eksekutif maupun tim operasional. Jika hal ini juga terjadi di lingkungan kerjamu, disadari saja tanpa perlu bereaksi berlebihan. Perusahaan raksasa Apple juga tidak terlepas dari polemik ini; seperti yang beberapa waktu lalu sempat menjadi sorotan media. Ketika perusahaan ini mencanangkan sistem full – WFO, perbedaan pendapat mulai mengudara. Banyak orang yang lantas membandingkan dengan sistem perusahaan Silicon Valley lainnya yang nampak jauh lebih modern dan fleksibel.

Saat kebijakan berganti menjadi tiga hari WFO pun belum memuaskan seluruh pihak. Dalam surat terbuka yang menyuarakan aspirasi karyawan, terpetik makna bahwa karyawan ingin mendapatkan kebebasan bekerja sesuai lokasi dan gaya masing – masing. Mereka berani tetap menjamin tingkat produktivitas setara dengan kondisi sebelum pandemi. Dari sini kita bisa belajar bahwa tidak ada keputusan yang menyenangkan seluruh pihak. Perbedaan adalah hal yang wajar, hanya bagaimana dan kapan kita harus menyikapinya.

Suka sih WFH, bisa lebih dekat keluarga, tapi meetingnya itu lho..lebih heboh dibanding saat WFO!

Komentar yang tidak asing kita dengar. Tidak usah mengulik akun seputar overheard di media sosial untuk menemukan keluhan ini. Sepertinya para profesional masih terus menyesuaikan dan mencari bentuk kerja yang tepat. Kita pun terkadang lupa kalau online meeting bukan cuma duduk menatap layar seperti nonton bareng El Classico. Kalaupun ekspektasi produktivitas online meeting lebih rendah dibandingkan offline meeting, justru hal ini mengundang pertanyaan. Jadi perlu meeting enggak sih?

Sebuah artikel dari laman Harvard Business Review yang ditulis oleh Rae Ringel (president of The Ringel Group) memberikan 6 pertanyaan reflektif yang bisa berguna untuk kehidupan profesionalmu.

  1. Perlukah hal ini dibahas dalam meeting?

Dulu kita bisa membahas suatu hal dalam ruang meeting untuk durasi panjang atau sekadar mampir ke kubikel teman dan diskusi informal. Kegiatan mingle sana sini menjadi keseharian yang secara tidak sadar ingin dibawa terus hingga hari ini. Coba sekarang ngaku, siapa yang sehari – hari kerjaannya klik link zoom yang berbeda hampir setiap satu atau dua jam sekali?

Walaupun terkesan hanya duduk dan klik link saja, ada baiknya kita berhenti sejenak. Kenapa kita harus meeting? Tanyakan dan temukan alasan yang masuk akal.

Apakah alokasi waktu ini akan lebih bermanfaat untuk meeting atau untuk kita duduk berpikir, membaca, dan membuat draft project? Jika meeting diadakan dan sebagian besar hanya menjadi peserta pasif, apakah tujuan kita tercapai?

Sebuah quote menarik bisa mengingatkan kita, less is more. Semakin sedikit meeting yang kita miliki, maka semakin berkesan juga meeting yang sungguhan terjadi.

  1. Tujuan meeting ini soal relasi atau pekerjaan?

Jika tujuannya untuk pekerjaan, maka tentu meeting adalah hal yang penting dilakukan. Ingat juga untuk menimbang urgensinya ya. Misalnya, brainstorming event atau briefing tim dengan klien adalah hal yang perlu dibicarakan dalam forum meeting. Tapi kalau update perkembangan project? Silakan dipikirkan kembali ke pribadi masing – masing.

Jika intinya soal relasi, seperti merasa kangen dengan rekan kerja atau alasan sebatas “lebih enak saja kalau ada teman ngobrol”, maka urgensi meeting menjadi bias. Kebutuhan bersosialisasi adalah hal yang manusiawi sekali, namun kita juga perlu untuk berpikir logis dan bijak. Sebagian meeting yang diadakan untuk memfasilitasi rasa kangen berujung dengan saling ngobrol di kolom chat.

Bagaimana jika meeting soal relasi yang bertujuan untuk menjaga dan membina hubungan tim?

Silakan saja, ini memang perlu dilakukan. Sebagai atasan atau pengelola meeting, kita perlu bisa menangkap perilaku rekan kerja. Apakah lebih cocok jika meeting dilakukan personal, seperti one on one meeting yang bisa menggali topik lebih dalam dan akrab; atau dalam forum besar yang bisa memantik semangat semua orang?

  1. Seberapa kompleks objektif meetingmu?

Untuk topik yang kompleks, diskusi via online juga tidak selalu bisa menghasilkan gagasan yang optimal. Pertemuan tatap muka langsung masih bisa menjadi opsi, namun tentu dengan pertimbangan matang. Kita tidak hanya memikirkan konten meetingnya, namun jika harus mempertimbangkan lokasi dan protokol kesehatan yang sangat ketat.

Jika pertemuan langsung adalah hal yang harus dilakukan, saranku pilihlah beberapa orang yang tepat untuk menjadi mitra diskusimu. Tujuannya untuk meminimalisir kerumunan dan membuat diskusi lebih efektif. 

  1. Bisakah meeting ini hadir dalam bentuk yang berbeda?

Ada ruang meeting atau coffee shop, link zoom, dan hybrid; yaitu kombinasi keduanya. Jika kita memiliki gagasan bentuk diskusi baru untuk aktivitas tim yang lebih baik, kenapa tidak? Mungkin saat ini belum terpikirkan, tidak mengapa. Ide itu biasanya datang tanpa permisi dan sulit diatur. Sempatkan saja untuk berandai – andai dan menambah wawasan.

Salah satu konsep pertemuan baru yang sudah diadopsi banyak instansi adalah dengan membuat video dan diunggah untuk disimak seluruh anggota tim. Umumnya konsep ini digunakan untuk komunikasi satu arah, seperti menyampaikan training atau instruksi. Kelebihannya adalah kita bisa menonton ulang untuk menyimak poin yang terlewat atau belum dipahami.

Untuk memastikan tim sudah menonton video, kita bisa mengadakan kuis maupun survey online, bahkan dalam format chat whatsapp! Buatlah sesimpel mungkin ya.

  1. Tipe meeting apa yang bisa mencakup banyak aspek alias inklusif?

Masih banyak dari kita yang berpendapat bahwa konferensi atau pertemuan tatap muka adalah yang terbaik. Kita rela bepergian keluar kota atau bahkan keluar negeri untuk mengikuti seminar beberapa hari. Durasi waktu yang sama untuk kita menyembuhkan jetlag yang dialami. Bukan soal selipan liburan yang bisa dinikmati, karena terkadang hal itu juga tidak sempat dilakoni.

Dengan bertambahnya sesi atau seminar online, kita diajak untuk mengatur ulang persepsi kita tentang kondisi ideal. Menurut Rae Ringel, sesi online menjadi solusi bagi para profesional untuk bertemu tanpa terhalang jetlag. Perbedaan waktu bisa disikapi dengan lebih mudah. Bagi beberapa perusahaan yang memiliki budget terbatas, mereka bisa berpartisipasi tanpa perlu mengkhawatirkan biaya akomodasi. Para ibu yang bekerja juga berkesempatan menambah relasi sambil tetap dekat dengan keluarga. Solusi yang inklusif. Kondisi ini tidak bisa digeneralisir, namun cukup menarik untuk direnungkan.

  1. Apakah tim memiliki skill dan teknologi yang cukup untuk mengadakan meeting online atau hybrid?

Ketika skill fasilitator kurang mencukupi atau minimal kurang persiapan, peserta forum terutama yang mengikuti via online bisa merasa terabaikan. Sudah terpisah jarak fisik yang nyata, kini mereka tidak mendapatkan kelekatan dan relasi dalam layar gadget. Hal ini akan menjadi pengalaman yang kurang enak untuk dikenang.

Hal ini mengingatkan kita sekali lagi, bahwa dalam online meeting, bukan hanya sinyal internet yang perlu dijaga, skill fasilitator juga harus masuk dalam prioritas persiapan.

Kita bisa bersikap tenang, penuh penerimaan, tidak cepat menuntut. Namun ini bukan menjadi alasan untuk memaklumkan meeting yang tidak tersiapkan dengan baik, ataupun tergesa membuat meeting tanpa urgensi yang jelas. Yuk sama – sama belajar untuk memahami kebutuhan kita sebagai personal dan profesional, sekaligus lebih peka juga pada kondisi orang lain.

Referensi: hbr.org/2021/07/when-do-we-actually-need-to-meet-in-person